Dịch vụ tổ chức sự kiện đang là một trong những lĩnh vực chiếm vị trí quan trọng trong ngành truyền thông – quảng cáo – dịch vụ giải trí. Đây cũng là hoạt động rất được đầu tư và quan tâm nhiều trong các doanh nghiệp, nhưng tổ chức sự kiện vẫn còn là một khía cạnh vẫn còn nhiều mới mẻ và chưa rõ để nắm bắt.
1. Khái niệm về sự kiện
Sự kiện (dịch sang tiếng anh là Event) là một hoạt động được diễn ra trong một thời gian nhất định và mục đích rõ ràng quy tụ một số lượng lớn người tham gia vào thời điểm, địa điểm nhất định.
Sự kiện có thể được tổ chức bởi cá nhân hoặc một tập thể và có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,…
Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như: đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing cho các doanh nghiệp như: hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương, …
2. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện (tiếng anh là Event organization) là việc tập hợp và quản lý các yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh… Từ đó, nhằm truyền đạt thông điệp truyền thông mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.
Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện theo kế hoạch, theo dõi và hoàn thành các phần để đảm bảo ra sự kiện được diễn ra suôn sẻ và đúng yêu cầu đã được thống nhất trước.
3. Các loại hình tổ chức sự kiện
Tại Việt Nam, sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đích, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau:
- Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm.
- Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục.
- Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ.
- Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event): những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể.
4. Mục đích của tổ chức sự kiện
Mục đích của tổ chức sự kiện chính là các giá trị, kết quả mà doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức mong muốn đạt được sau đó. Những mục đích của việc tổ chức sự kiện là:
- Gửi gắm được những thông điệp của doanh nghiệp đến với đối tượng mục tiêu. Song song đó chính là hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
- Một sự kiện tốt sẽ giúp nâng cao giá trị và tầm nhận thức của công chúng về thương hiệu của các công ty.
- Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông ngoài và trong sự kiện nhằm chạm đến cảm xúc của người tham gia sự kiện và khách hàng của các công ty.
- Tăng sự kết nối khách hàng với sản phẩm dịch vụ của các doanh nghiệp, từ đó có thể nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh.
Tùy vào việc lên ý tưởng, sáng tạo, lên kế hoạch, lựa chọn phương án thực hiện và khả năng thực thi của các đơn vị tổ chức sẽ có những mục tiêu và loại hình sự kiện khác nhau.
5. Vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, Marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu của doanh nghiệp. Đôi khi tổ chức sự kiện sẽ nhằm mục đích bán hàng hoặc hội họp, lễ kỷ niệm, tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.
6. Quy trình tổ chức sự kiện
Mỗi một sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với từng chương trình cũng không giống nhau. Mỗi một sự kiện cầnlên kế hoạchvà ý tưởng kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng từ đó mới có thể triển khai được quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất có thể.
Nhìn chung, quy trình tổ chức sự kiện sẽ được chia làm các giai đoạn như sau:
Giai đoạn trước bắt đầu tổ chức sự kiện
- Các công ty tổ chức sự kiện cần thực hiện việc lấy thông tin của các doanh nghiệp về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
- Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như: mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh.
- Xây dựng kịch bản ý tưởng và lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm tổ chức, thời gian, quy trình tổ chức, quản lý tiến độ chuẩn bị cũng như phương thức phối hợp và làm việc giữa doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
- Với kinh nghiệm và khả năng chuyên môn của mình, vai trò và công việc của công ty tổ chức sự kiện cần đưa ra các phương án dự phòng để đảm bảo việc tổ chức sự kiện hạn chế tối đa những rủi ro.
- Phân rõ vai trò và thống nhất nhiệm vụ giữa doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
- Thiết kế các ấn phẩm, gửi thiệp mời cho khách hàng của doanh nghiệp hoặc người tham gia sự kiện.
- Cân đối thời gian và triển khai quảng bá truyền thông cho sự kiện của bạn.
- Vận chuyển, lắp đặt, trang trí sự kiện và tổng duyệt trước khi chương trình diễn ra.
Giai đoạn thực hiện của sự kiện
- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
- Tổ chức quản lý và điều hành diễn biến chính của sự kiện.
- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
- Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
- Đội ngũ nhân viên hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà.
Giai đoạn kết thúc của sự kiện
Sau khi sự kiện diễn ra, chúng ta sẽ tiếp tục làm việc để giải quyết các công việc bao gồm:
- Xúc tiến và quảng bá sự kiện.
- Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.
- Quản trị tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện.
- Chăm sóc khách hàng và người tham gia sự kiện.
- Đánh giá và rút kinh nghiệm cho những chương trình sau
7. Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy nhiên, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến và lựa chọn dịch vụ của những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:
Đảm bảo về chất lượng, an toàn khi diễn ra chương trình
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, kịch bản nội dung cho đến quy trình tổ chức cũng như điều hành sự kiện,… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có kỹ năng chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành để tư vấn cho sự kiện của bạn.
Quy trình tổ chức sự kiện luôn được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình. Từ đó, đảm bảo cho sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch và kịch bản.
Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho đơn vị tổ chức
Với doanh nghiệp thì công việc luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho việc tự tổ chức sự kiện là một điều rất mệt mỏi. Và không thể tập trung làm tốt được.
Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu, thông tin và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được họ thực hiện.
Tiết kiệm chi phí
Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi và kỹ năng tốt cho khâu tổ chức sự kiện bạn.
Họ cũng có đầy đủ kho thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu, nhân sự có chuyên môn hóa cao,… giúp tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện.
Quảng bá hình ảnh
Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dựa trên các phương tiện truyền thông, xã hội. Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.
Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời
Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương án để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kịch bản định sẵn và hoàn hảo nhất.
8. Các tiêu chí để chọn 1 đơn vị tổ chức sự kiện là gì?
Khi chọn một công ty tổ chức sự kiện, cần xem xét các tiêu chí sau để đảm bảo sự thành công của sự kiện:
- Có nhiều năm kinh nghiệm với năng lực chuyên môn cao
- Đạt được sự uy tín và đánh giá cao trong ngành
- Dịch vụ xứng tầm với mức chi phí hợp lý
- Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ đảm bảo sự kiện thành công
Đó là các yếu tố cơ bản; ngoài ra, với mỗi nhu cầu tổ chức sự kiện khác nhau, cũng sẽ có tiêu chí chọn của từng doanh nghiệp; vì thế vai trò, khả năng sáng tạo, kịch bản hay, năng lực chuyên môn là các yếu tố vô cùng quan trọng để giúp chọn lựa đơn vị tổ chức sự kiện tốt hơn đảm bảo sự kiện thành công.
Bloom Event – với vị thế hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện đã tổ chức thành công nhiều và đa dạng sự kiện từ nhỏ đến lớn như: khai trương, sinh nhật, lễ kỷ niệm, giải chạy, khởi công, khánh thành, ra mắt sản phẩm, … Chúng tôi mang đến cho khách hàng của mình giải pháp về sự lựa chọn hoàn hảo, tối ưu và trải nghiệm sự kiện với ý tưởng sáng tạo và mới lạ nhất cho việc tổ chức sự kiện bạn.
Chúng tôi đồng hành cùng khách hàng với vai trò là một chuyên gia tư vấn những giải pháp tổ chức sự kiện mới nhất hiện nay kèm đó là mức chi phí xứng tầm với mong muốn tổ chức sự kiện và chất lượng dịch vụ tốt nhất trên thị trường.
Liên hệ với Bloom Event để được tư vấn miễn phí về việc tổ chức sự kiện sắp tới của bạn.
