QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO CHUYÊN NGHIỆP

Hội nghị, hội thảo hẳn không còn quá xa lạ với đa số mọi người khi mà các ban ngành, đoàn thể, doanh nghiệp đều tổ chức hội nghị và hội thảo thường xuyên. Tuy vậy, khái niệm chính xác về hội thảo hội nghị là gì và quy trình để tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp không phải ai cũng biết được. Hãy cùng Boom Event tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết sau nhé!

Quy trình các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

1. Hội nghị hội thảo là gì?

Hội nghị, hội thảo được hiểu là một buổi gặp gỡ của một nhóm người cùng thảo luận chung vấn đề cùng nhau, thực hiện các cuộc đối thoại cũng như thăm dò ý kiến khách hàng hay chia sẻ các kiến thức và kinh nghiệm về ngành nghề cụ thể. 

Tổ chức hội nghị hội thảo cũng là một là một dịp để công ty, doanh nghiệp có thể gặp gỡ, duy trì và giao lưu với khách hàng, củng cố mối quan hệ cũng như thu hút được khách hàng tiềm năng ở trong tương lai. Ngoài ra đây cũng là một kênh truyền thông hữu hiệu giúp thúc đẩy và quảng bá hình ảnh doanh nghiệp một cách hiệu quả.

2. Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị hội thảo là gì?

  • Xây dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp

Khi một doanh nghiệp tổ chức bất kì một sự kiện nào thì đều có ý nghĩa là thông qua sự kiện đó hình ảnh công ty sẽ được phổ biến và nâng cao. Tổ chức hội nghị, hội thảo cũng như vậy, rất nhiều công ty coi sự kiện này là một hoạt động marketing hiệu quả trong việc tăng độ nhận diện thương hiệu cũng như sự uy tín của doanh nghiệp.

  • Tạo lòng tin cho khách hàng

Mọi người khi đến tham dự hội nghị thường có mong muốn là nghe chia sẻ của diễn giả về vấn đề mà họ đang muốn tìm hiểu. Các doanh nghiệp tổ chức hội nghị, hội thảo thường nắm bắt được các chủ đề này để thu hút được nhiều người quan tâm, gây ấn tượng với khách mời thì và tạo ra sự tin tưởng đối với thương hiệu hơn. Khi bạn đã có được sự tin tưởng của khách hàng thì việc bán sản phẩm, dịch vụ của công ty sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

  • Quảng bá cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị, hội thảo cũng là một cách để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ một cách hữu hiệu. Trong chương trình thường có phần trình chiếu video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ khi các khách mời chưa đến hết. Các video này được chiếu lặp đi lặp lại như quảng cáo và sẽ tác động đến nhận thức của khách mời, tạo ra cảm giác quen thuộc sau này, đây là cơ hội quảng bá sản phẩm cho doanh nghiệp.

  • Giải quyết các vấn đề tồn đọng

Các sự kiện hội thảo, hội nghị còn là sự kiện để giải quyết các vấn đề còn chưa giải quyết xong, thường là hội nghị nội bộ hoặc các hội thảo chuyên môn – chuyên đề.

Các buổi hội thảo này sẽ xoay quanh 1 chủ đề cụ thể liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức và những diễn ra trong các chương trình này thường là các chuyên gia, người có kiến thức và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực đó. Hội thảo sẽ bao gồm các lý luận thực tiễn, các trở ngại và giải pháp để giải quyết vấn đề đó xoay quanh những vấn đề nóng, cấp bách hoặc rất khó giải quyết. Vì vậy khi tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên môn như thế này sẽ thường kéo dài 2-3 ngày để mọi người cùng thảo luận, thống nhất và đưa ra hướng giải quyết.

27 Điểm lưu ý để chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala Center®

3. Các chương trình hội nghị hội thảo phổ biến

– Chia sẻ kinh nghiệm: Đây là một trong những hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Các cuộc hội thảo, hội nghị này có thể chia sẻ kinh nghiệm giữa các cá nhân ở trong nội bộ của công ty, giữa công ty với khách hàng và đối tác nhằm trao đổi và chia sẻ phương thức kinh doanh để cùng nhau phát triển.

– Giới thiệu sản phẩm mới: Đây cũng là một hình thức vô cùng phổ biến ở trên thị trường hiện nay. Sự ra đời của một sản phẩm hay dịch vụ được xem là một bước tiến mới của mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế các doanh nghiệp thường tổ chức hội nghị, hội thảo giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới để cung cấp thông tin và quảng bá đến với khách hàng.

– Hội thảo chuyên ngành: Đây được xem là một trong những cuộc hội thảo tập chung vào những tiến bộ và vấn đề liên quan đến một ngành nghề nhất định. Thành phần tham dự hội thảo thường là các chuyên gia và những người có liên quan ở trong ngành nghề hay lĩnh vực.

Tổ chức sự kiện hội thảo hội nghị meeting - TOP VIỆT

4. Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định khách hàng mục tiêu (target customer)

Cũng tương tự như bất kỳ sự kiện hay chiến dịch truyền thông nào, bạn đều cần xác định đối tượng khách hàng mục tiêu để đánh đúng vào tâm lý của họ hay theo thuật ngữ chuyên ngành là tìm đúng insight để kích cầu khách hàng mua, dùng dịch vụ, sản phẩm của bạn.

Trong đó, bạn cần phác hoạ chân dung khách hàng mục tiêu dựa trên những yếu tố sau:

  • Độ tuổi
  • Giới tính
  • Sở thích
  • Công việc
  • Khu vực sinh sống
  • Mức thu nhập

Bước 2: Xác định thời gian tổ chức hội nghị hội thảo

Thời gian thuận tiện là một trong yếu tố quyết định khách hàng có đến dự sự kiện của bạn hay không. Vì thế hãy cố gắng để sắp xếp tổ chức hội nghị hội thảo khách hàng vào cuối tuần và lưu ý nên chọn một trong những khung giờ sau để tránh kẹt xe: 8h-10h, 14-16h và 18-20h.

Bước 3: Xác định địa điểm tổ chức 

Tuỳ vào số lượng khách mời và kinh phí mà bạn có thể chọn lựa địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng sao cho phù hợp. Chẳng hạn như với số lượng khoảng < 500 khách bạn có thể chọn các trung tâm hội nghị tiệc cưới hoặc phòng hội nghị của khách sạn 3-4 sao để tổ chức. 

ĐIỀU CẦN BIẾT KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO -

Bước 4: Lên kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo

Kịch bản chương trình là điều cốt lõi quan trọng trong bất kỳ sự kiện nào. Trước tiên, bạn cần phác thảo kịch bản sơ lược để biết được cần chuẩn bị những hạng mục nào và thời gian để chuẩn bị. Sau đó là lên khung chương trình chi tiết, kịch bản này sẽ bao gồm phân công công việc cho ekip và cả lời dẫn chi tiết cho MC.

Một kịch bản hay sẽ giúp chương trình diễn ra trơn tru, suôn sẻ và thu hút được sự chú ý của khách mời tham dự. Vì thế, nên đầu tư tỉ mỉ cho bước nhé!

Bước 5: Phân công công việc cụ thể và điều phối nhân sự

Chia ekip của bạn thành những nhóm nhân sự thích hợp

  • Nhóm phụ trách tiền kỳ có nhiệm vụ: Xin giấy phép địa điểm tổ chức, in thư mời, kiểm tra địa điểm trước khi tổ chức,…
  • Nhóm phụ trách hậu cần có nhiệm vụ: Setup sân khấu, hội trường, kiểm tra trang thiết bị, sắp xếp trang trí,…
  • Nhóm đón khách với nhiệm vụ gồm: Lễ tân đón khách, PG hướng dẫn khách vào vị trí, sắp xếp vị trí chỗ ngồi và hỗ trợ khách mời (khi cần),…

Lưu ý: Khi phân công công việc bạn cần có checklist cụ thể để mỗi người nắm rõ vai công việc cụ thể của mình. Đồng thời thường xuyên kiểm tra tiến độ để đảm bảo nhân sự của bạn thực hiện đúng như kế hoạch đề ra nhé!

Set up không gian tổ chức sự kiện

Không gian tổ chức sự kiện tổng thể sẽ được bố trí sao cho phù hợp với mục đích và chủ đề của sự kiện. Dưới đây là những hạng mục thường phải có:

  • Sân khấu
  • Backdrop
  • Khu vực trang trí sản phẩm
  • Khu vực check in và hướng dẫn khách vào đúng vị trị (thường có ở những hội nghị hội thảo lớn).

A - Z Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo cho doanh nghiệp

Bước 6: Gửi thư mời cho khách hàng

Tưởng chừng như một công việc đơn giản nhưng đây chính là một bước quan trọng để bạn ghi điểm trong mắt khách mời tham dự. Để chuẩn bị chu đáo, bạn cần lên danh sách khách mời, thiết kế in ấn đẹp mắt và gửi trước nhiều ngày diễn ra sự kiện. Lưu ý phải kiểm tra lại thông tin cẩn thận trước khi gửi đi cho khách hàng, bạn nhé!

Bước 7: Kết thúc hội nghị hội thảo

Thông thường đối với các chương trình hội nghị hội thảo, sau khi kết thúc sự kiện bạn cần chuẩn bị một số món quà lưu niệm nhỏ để tặng cho khách hàng, khách mời đến tham dự sự kiện. Đừng bỏ qua cơ hội để nhắc nhớ khách hàng về thương hiệu của bạn nhé!

  • Lên kế hoạch chi tiết: Lên kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục để đảm bảo hội nghị, hội thảo diễn ra suôn sẻ.
  • Chuẩn bị kỹ lưỡng: Chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt như: tài liệu, trang thiết bị,…
  • Đảm bảo an ninh và an toàn: Đảm bảo an ninh và an toàn cho các đại biểu tham dự.
  • Tạo không khí thoải mái: Tạo không khí thoải mái để các đại biểu tham dự có thể tập trung vào nội dung hội nghị, hội thảo.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm một số lưu ý sau:

Lựa chọn diễn giả phù hợp: Lựa chọn các diễn giả có uy tín, chuyên môn cao và có khả năng truyền đạt tốt.

Thiết kế chương trình hấp dẫn: Thiết kế chương trình với nội dung đa dạng, phong phú và hấp dẫn để thu hút sự chú ý của đại biểu tham dự.

Sử dụng công nghệ hiện đại: Sử dụng công nghệ hiện đại như: màn hình LED, máy chiếu 3D,… để tăng hiệu quả trình bày.

Tương tác với đại biểu: Tạo cơ hội cho đại biểu tham dự tương tác với diễn giả, chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm.

Tổ chức hội nghị hội thảo là một việc quan trọng và cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn tổ chức một hội nghị, hội thảo thành công. Bloom Event là đơn vị chuyên tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp và chất lượng, với đội ngũ uy tín giàu kinh nghiệm sẽ mang đến cho bạn sự kiện thành công và độc đáo.

Tham khảo thêm các sự kiện Bloom Event đã tổ chức tại Website: https://bloomevent.com.vn/

Số điện thoại/Zalo tư vấn trực tiếp và báo giá nhanh: 0967998363

Mail: Hallobloomevent@gmail.com

Địa chỉ văn phòng: 182 Phạm Văn Bạch, Phường 15, Quận Tân Bình, TP.HCM

Địa chỉ kho: 951/14 Hương Lộ 2, Phường Bình Trị Đông A, Quận Bình Tân, Ho Chi Minh City, Vietnam

 

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *