QUY TRÌNH TỔ CHỨC TIỆC TEABREAK VÀ NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC

Cùng với sự phát triển và nhu cầu của khách hàng, những buổi tiệc tại các sự kiện ngày càng được quan tâm và là một trong những tâm điểm thu hút trong sự kiện. Tiệc Tea break đã trở nên quá quen thuộc trong các buổi hội nghị, hội thảo, được các khách hàng mong muốn đưa vào sự kiện cho doanh nghiệp để thể hiện đẳng cấp và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

 Vậy Quy trình tổ chức Tea break như thế nào? Cần lưu ý những gì khi tổ chức tiệc Tea break? Bloom Event sẽ giải đáp cho các bạn trong bài viết sau đây.

Tea break là gì? 

Tiệc Tea break là tên gọi một bữa tiệc bao gồm các loại bánh ngọt mini, trà cà phê , trái cây, các món tráng miệng nhẹ… Tea break có thể được sử dụng vào thời gian trước giờ bắt đầu sự kiện, hoặc cũng có thể là thời gian giải lao của sự kiện như hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn,… nhằm mục đích giúp khách mời có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và giao lưu với nhau.

Thời gian của bữa tiệc Tea break thường kéo dài từ khoảng 20 phút – 40 phút, đủ để các khách mời cảm thấy được thư giãn, ăn nhẹ bổ sung năng lượng. Tiệc Tea break phù hợp cho những sự kiện như khai trương, hội nghị, hội thảo, các sự kiện tại văn phòng, công ty… để cho khách hàng có thể thấy được sự chu đáo, quan tâm của đơn vị tổ chức.

Đặc điểm của Tea break

• Thời gian: Thường diễn ra trong khoảng 15-30 phút, vào giờ giải lao giữa các buổi của sự kiện.
• Địa điểm: Tiệc thường được tổ chức tại khu vực riêng biệt, gần nơi diễn ra sự kiện.
• Thực đơn: Thực đơn Tea break thường bao gồm các món ăn nhẹ như bánh ngọt, trái cây, sandwich, nước uống như trà, cà phê, nước trái cây,…
• Hình thức: Tiệc thường được tổ chức theo hình thức buffet, khách mời tự do lựa chọn món ăn và thức uống mình thích

Vì sao Tea break được ưa chuộng trong các sự kiện hội nghị?

Giúp nạp thêm năng lượng, chất lượng cho thực khách một cách nhanh chóng

Với mục đích ăn nhẹ giữa giờ hoặc cuối giờ trong các hội nghị, workshop công ty, … hay đãi khách đầu giờ sự kiện sinh nhật, khai trương,… tiệc Tea break là sự lựa chọn hợp lý là hình thức nạp năng lượng nhanh chóng, đảm bảo chất lượng và sự chu đáo cho thực khách. Đặc biệt là ở các sự kiện, hoạt động hạn chế về thời gian giải lao.

Bên cạnh đó, với thực đơn thường là các món ăn nhẹ, đa dạng và đầy đủ món như bánh, rau câu, trái cây, nước uống,… Tea break sẽ giúp cho thực khách lót dạ vừa đủ, không quá no, quá ngấy để tiếp tục tham gia các hoạt động khác của sự kiện.

Kết hợp giữa thưởng thức và giao lưu

Tea break đáp ứng được nhu cầu thưởng thức món ăn kết hợp với giao lưu của thực khách. Chính vì thế những món ăn trong tiệc Tea break có kích thước bé xinh, được chú trọng decor và dễ dàng cho thực khách sử dụng và thưởng thức. 

Người dùng có thể ăn gọn trong một lần, không cần phải chia nhỏ từng lần ăn hay cầm quá lâu trên tay. Vì vậy việc giao lưu, trò chuyện cũng trở nên rất dễ dàng, lịch sự, vừa nghe trọn vẹn câu chuyện của người đối diện, mà vẫn rất phong thái, lịch lãm.

Hình thức đãi khách chuyên nghiệp, tinh tế

Về cơ bản, Tea break được dùng làm tiệc đãi khách trong các sự kiện quan trọng nhưng ở mức trang trọng và tinh tế hơn. Thay vì mời khách hàng dùng chiếc bánh ngọt, uống ly cà phê giữa giờ giải lao. Thì một bàn tiệc đầy đủ, đẹp mắt, được chuẩn bị sẵn sẽ tăng thêm phần sang trọng, tiện lợi và thành ý của doanh nghiệp.

Tiệc Tea break thể hiện rõ được sự chuyên nghiệp trong cách thức tổ chức, quy mô của các cá nhân hay đơn vị tổ chức sự kiện. Do đó, đây cũng được xem là một hình thức mời gọi khách hàng, ghi dấu ấn tượng với các khách mời để đơn vị có thêm những khách hàng mới trong tương lai.

Bên cạnh đó cung cách phục vụ, cách thức tổ chức bữa tiệc cũng phần nào giúp khách mời đánh giá đơn vị và có thể sẽ trở thành đối tác trong một ngày không xa.

Ý TƯỞNG TỔ CHỨC TIỆC TEA BREAK

Tiệc Tea break theo chủ đề

Tổ chức tiệc Tea break theo chủ đề là một ý tưởng vô cùng sáng tạo và độc đáo. Do đó, bạn có thể lựa chọn tổ chức theo một chủ đề phù hợp với dịp tổ chức tiệc, chẳng hạn như:

• Tiệc Tea break theo màu sắc, chẳng hạn như tiệc tea break màu xanh, màu vàng,…

Hình ảnh tham khảo tiệc theo màu sắc

• Tiệc Tea break Giáng sinh với những món ăn và đồ uống mang đậm không khí Noel

Hình ảnh tham khảo theo phong cách Giáng sinh

Tiệc Tea break theo phong cách Vintage

Tiệc Tea break theo phong cách vintage sẽ mang đến cho bạn một không gian hoài cổ và ấm cúng. Và bạn cũng có thể sử dụng những món đồ trang trí cổ điển và những chiếc bánh ngọt được trang trí theo phong cách vintage,… Với phong cách cổ điển bạn có thể sử dụng khăn trải bàn, chén đĩa,… với tông màu nhã nhặn, sang trọng. Thực đơn cũng nên bao gồm các món ăn, thức uống truyền thống, tinh tế để có thể tạo ra một bữa tiệc vintage đầy ấn tượng.

Hình ảnh tham khảo theo phong cách vintage

Tea break theo phong cách nghệ thuật

Tiệc tea break theo phong cách nghệ thuật là một ý tưởng độc đáo, giúp mọi người có những phút giây thư giãn, thoải mái. Bạn có thể trưng bày những tác phẩm nghệ thuật trong không gian tiệc, chẳng hạn như tranh ảnh, điêu khắc nghệ thuật,…

Tiệc Tea break theo phong cách ngoài trời

Là một ý tưởng tuyệt vời để bạn có thể tận hưởng bầu không khí đầy trong lành từ thiên nhiên. Và bạn có thể tổ chức tại các địa điểm như công viên, sân vườn, hoặc địa điểm nào mà bạn cảm thấy yêu thích.

Hình ảnh tham khảo theo phong cách ngoài trời

Tiệc Tea break healthy

Hiện nay chế độ ăn uống healthy được nhiều người quan tâm đến vì nó có thể bảo vệ được sức khỏe chúng ta trước những rủi ro do bệnh tật. Tiệc Tea break healthy sẽ là một ý tưởng phù hợp đối với những người quan tâm đến sức khỏe. Qua đó bạn có thể lựa chọn các loại trái cây, bánh ngọt được làm từ đường ăn kiêng,… ít calo để phục vụ trong bữa tiệc.

Hình ảnh tham khảo tiệc theo phong cách healthy

Tiệc Tea break được phục vụ theo phong cách buffet 

Tiệc được phục vụ theo phong cách buffet là một cách để khách mời có thể tự do lựa chọn những món ăn, thức uống mà mình yêu thích. Và để tổ chức được một bữa tiệc tea break theo phong cách buffet, thì trước hết bạn cần phải chuẩn bị nhiều món ăn, thức uống đa dạng khác nhau, được trang trí bày biện đẹp mắt và bắt mắt.

Hình ảnh tham khảo tiệc theo kiểu buffet

Tiệc Tea break được tổ chức theo phong cách Pháp

Khi được tổ chức theo phong cách Pháp sẽ mang đến cho bạn một không gian vô cùng sang trọng và đẳng cấp. Bạn có thể sử dụng những chiếc bánh croissant, bánh macaron, bánh crepe, rượu nhẹ Champagne, rượu táo – rượu Cidre de Normandie,… đều là những món bánh và rượu nổi tiếng của Pháp để bạn có thể trang trí cho bữa tiệc. 

Hình ảnh tham khảo theo phong cách Pháp

Tiệc Tea break theo phong cách hiện đại

Khi tổ chức tiệc Tea break theo phong cách hiện đại là một ý tưởng vô cùng sang trọng và đẳng cấp. Với phong cách hiện đại, bạn có thể sử dụng khăn trải bàn, chén đĩa, hoa tươi,… với tông màu sắc tươi sáng, trẻ trung. Bạn có thể sử dụng những món ăn, thức uống cao cấp, những chiếc bánh ngọt được trang trí theo phong cách hiện đại, độc đáo và mới lạ,… để tạo nên một bữa tiệc thật ấn tượng.

Hình ảnh tham khảo theo phong cách hiện đại

Tiệc Tea break dành cho trẻ em

Tiệc Tea break dành cho trẻ em cần được thiết kế phù hợp với sở thích và nhu cầu của trẻ em. Bạn có thể lựa chọn các loại trái cây, bánh ngọt,…có màu sắc bắt mắt và hương vị thơm ngon. Khi tổ chức dành cho trẻ em bạn có thể trang trí bàn tiệc với hình ảnh ngộ nghĩnh, đáng yêu. Ngoài ra, bạn có thể kết hợp tổ chức trò chơi, hoạt động phù hợp với trẻ em.

Hình ảnh tham khảo tiệc dành cho trẻ em

Tiệc Tea break theo phong cách của khách 

Thay vì bạn lựa chọn một chủ đề hay phong cách cố định, bạn có thể lựa chọn những món ăn và thức uống dựa trên sở thích của khách mời, dựa trên những sở thích và khẩu vị của khách mời, bạn có thể lựa chọn các món ăn và đồ uống từ nhiều nền văn hóa khác nhau để tạo nên sự đa dạng và phong phú cho bữa tiệc.

Tổ chức tiệc dựa theo phong cách của khách mời là một cách tuyệt vời để bạn có thể thể hiện sự quan tâm và chăm sóc của bạn đối với họ. Một bữa tiệc khi được tổ chức chu đáo và tỉ mỉ sẽ giúp cho khách mời cảm thấy được tôn trọng.

Hình ảnh tham khảo tổ chức theo phong cách của khách

Lưu ý khi tổ chức Teabreak cho sự kiện

• Yếu tố thời gian

Đối với các hoạt động như hội nghị, workshop,.. có thời gian biểu cụ thể, thì Teabreak thường được hoàn thiện tuyệt đối đúng giờ để tận dụng thời gian nghỉ triệt để. Đối với những sự kiện dùng Teabreak đãi khách như khai trương, ra mắt sản phẩm,.. thì tiệc thường được hoàn thiện sớm hơn để sẵn sàng đón khách. Bạn cần xác định được chính xác thời gian hoàn thiện tiệc Teabreak mà mình mong muốn, từ đó đơn vị cung cấp mới có thể lên được phương án triển khai cụ thể.

• Yếu tố không gian

Khi lựa chọn dịch vụ tổ chức tiệc Tea break trọn gói để đãi khách sự kiện, hội nghị thì yếu tố không gian đóng vai trò rất quan trọng. Bày trí bàn tiệc ở đâu trong công ty là hợp lý, không gian rộng bao nhiêu để phù hợp với số lượng khách tham dự?…Vì trên thực tế tiệc Teabreak dùng để ăn nhẹ kết hợp giao lưu, nên không gian quá rộng sẽ gây loãng, ảnh hưởng đến việc nói chuyện giao lưu. Bên cạnh đó, yếu tố không gian còn thể hiện ở khâu trang trí tiệc, trang trí văn phòng, background nơi diễn ra sự kiện,..

• Thực đơn và định lượng

Lên thực đơn cho tiệc: thực đơn tiệc Teabreak cơ bản gồm có trái cây, bánh ngọt và đồ uống nhẹ. Tùy vào tính chất bữa tiệc Teabreak mà bạn có thể chọn những món bánh hoặc trái cây cao cấp hoặc bình dân phù hợp với nhu cầu kinh phí. Bạn cần lên menu dựa vào ngân sách một cách cụ thể trước khi bữa tiệc diễn ra để có thể phục vụ khách tốt nhất. Dự trù trước các vấn đề phát sinh như thiếu món, thiếu phục vụ,… để bữa tiệc diễn ra chu đáo.

• Chọn đơn vị cung cấp uy tín

Đối với những buổi tiệc trà nhỏ, bạn hoàn toàn có thể tự chuẩn bị các loại bánh, đồ uống trái cây,… Tuy nhiên, với các buổi tiệc quan trọng, tốt nhất bạn hãy nhờ đến sự giúp đỡ của một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để có một bữa tiệc thành công. Ngày nay, có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức Teabreak trọn gói. Nếu bạn cảm thấy tự tổ chức Teabreak quá khó khăn và tốn kém thời gian, bạn có thể liên hệ và sử dụng dịch vụ trọn gói tại Bloom Event.

Tiệc teabreak là một phần quan trọng trong các sự kiện. Tổ chức tiệc Teabreak chu đáo và chuyên nghiệp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của sự kiện và mang lại trải nghiệm tốt đẹp cho khách mời.

Bloom Event  cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tea break trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn, lên ý tưởng cho bữa tiệc.
• Cung cấp thực đơn đa dạng và phong phú.
• Trang trí, setup theo yêu cầu của khách hàng.
• Cung cấp nhân viên chuyên nghiệp.

Quy trình tổ chức tiệc Teabreak của Bloom Event

Bloom Event luôn đảm bảo thực hiện đúng quy trình tổ chức tiệc Teabreak, chuyên nghiệp bao gồm các bước sau:

• Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn, lên ý tưởng cho bữa tiệc.
• Gửi báo giá và chốt hợp đồng.
• Lên kế hoạch thực hiện bữa tiệc.
• Chuẩn bị thực đơn, trang trí, setup bàn tiệc (Bloom Event có thêm dịch vụ quay phim, chụp ảnh nếu bạn có nhu cầu)
• Tiến hành tổ chức. 
• Thu dọn sau bàn tiệc.

Tham khảo thêm các sự kiện Bloom Event đã tổ chức tại Website: https://bloomevent.com.vn/

Số điện thoại/Zalo tư vấn trực tiếp và báo giá nhanh: 0967998363

Mail: Hallobloomevent@gmail.com

Địa chỉ văn phòng: 182 Phạm Văn Bạch, Phường 15, Quận Tân Bình, TP.HCM

Địa chỉ kho: 951/14 Hương Lộ 2, Phường Bình Trị Đông A, Quận Bình Tân, Ho Chi Minh City, Vietnam