Hội thảo, hội nghị khách hàng là một hình thức truyền thông qua trọng cho thương hiệu và sản phẩm mới của doanh nghiệp bạn, có giá trị chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng mới và trung thành. Ngày nay, hội nghị hội thảo khách hàng còn là sự kiện quan trọng để các công ty, doanh nghiệp tri ân đến khách hàng thân thiết, những đối tác đáng tin cậy. Vậy nên làm thế nào để tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, ghi điểm trong mắt khách hàng là trăn trở của nhiều doanh nghiệp.
Nếu bạn cũng đang có băn khoăn này thì tham khảo ngay bài viết sau đây Bloom Event để “nằm lòng” 7 bước tổ chức hội nghị hội thảo của dân chuyên nhé!
Bước 1: Xác định khách hàng mục tiêu (target customer)
Cũng tương tự như bất kỳ sự kiện hay chiến dịch truyền thông nào, bạn đều cần xác định đối tượng khách hàng mục tiêu để đánh đúng vào tâm lý của họ hay theo thuật ngữ chuyên ngành là tìm đúng insight để kích cầu khách hàng mua, dùng dịch vụ, sản phẩm của bạn.
Trong đó, bạn cần phác hoạ chân dung khách hàng mục tiêu dựa trên những yếu tố sau:
- Độ tuổi
- Giới tính
- Sở thích
- Công việc
- Khu vực sinh sống
- Mức thu nhập
Dựa trên đó, bạn có thể đưa ra được chân dung của khách hàng mục tiêu của hội nghị hội thảo, ví dụ như với sản phẩm chăm sóc da cụ thể là kem dưỡng chống lão hoá da mắt như sau:
- Nữ, tuổi từ 25-35 tuổi.
- Mức thu nhập mỗi tháng từ 12-15 triệu.
- Sống tại các thành phố lớn như TPHCM, Hà Nội, Đà Nẵng.
- Công việc phải thức khuya và stress nhiều (có tâm lý sợ lão hoá)
Bước 2: Xác định thời gian tổ chức hội nghị hội thảo khách hàng
Thời gian thuận tiện là một trong yếu tố quyết định khách hàng có đến dự sự kiện của bạn hay không. Vì thế hãy cố gắng để sắp xếp tổ chức hội nghị hội thảo khách hàng vào cuối tuần và lưu ý nên chọn một trong những khung giờ sau để tránh kẹt xe: 8h-10h, 14-16h và 18-20h.
Bước 3: Xác định địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo khách hàng chuyên nghiệp
Tuỳ vào số lượng khách mời và kinh phí mà bạn có thể chọn lựa địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng sao cho phù hợp. Chẳng hạn như với số lượng khoảng < 500 khách bạn có thể chọn các trung tâm hội nghị tiệc cưới hoặc phòng hội nghị của khách sạn 3-4 sao để tổ chức. Kinh phí cho những địa điểm này có thể dao động từ 300.000đ – 500.000đ/khách/ngày. Hoặc nếu bạn chọn tổ chức tại những địa điểm 5 sao, quy mô lớn từ 1000 khách trở lên thì mức kinh phí sẽ khoảng 1.000.000đ/khách/ngày.
Bước 4: Lên kịch bản chương trình hội nghị hội thảo khách hàng chỉn chu, chuyên nghiệp nhưng không kém phần hấp dẫn
Kịch bản chương trình là điều cốt lõi quan trọng trong bất kỳ sự kiện nào. Trước tiên, bạn cần phác thảo kịch bản sơ lược để biết được cần chuẩn bị những hạng mục nào và thời gian để chuẩn bị. Sau đó là lên khung chương trình chi tiết, kịch bản này sẽ bao gồm phân công công việc cho ekip và cả lời dẫn chi tiết cho MC.
Một kịch bản hay sẽ giúp chương trình diễn ra trơn tru, suôn sẻ và thu hút được sự chú ý của khách mời tham dự. Vì thế, nên đầu tư tỉ mỉ cho bước này bạn nhé!
Bước 5: Phân công công việc cụ thể và điều phối nhân sự
Chia ekip của bạn thành những nhóm nhân sự thích hợp
- Nhóm phụ trách tiền kỳ có nhiệm vụ: Xin giấy phép địa điểm tổ chức, in thư mời, kiểm tra địa điểm trước khi tổ chức,…
- Nhóm phụ trách hậu cần có nhiệm vụ: Set up sân khấu, hội trường, kiểm tra trang thiết bị, sắp xếp trang trí,…
- Nhóm đón khách với nhiệm vụ gồm: Lễ tân đón khách, PG hướng dẫn khách vào vị trí, sắp xếp vị trí chỗ ngồi và hỗ trợ khách mời (khi cần),…
Lưu ý: Khi phân công công việc bạn cần có checklist cụ thể để mỗi người nắm rõ vai công việc cụ thể của mình. Đồng thời thường xuyên kiểm tra tiến độ để đảm bảo nhân sự của bạn thực hiện đúng như kế hoạch đề ra nhé!
Set up không gian tổ chức sự kiện
Không gian tổ chức sự kiện tổng thể sẽ được bố trí sao cho phù hợp với mục đích và chủ đề của sự kiện. Dưới đây là những hạng mục thường phải có:
- Sân khấu
- Backdrop
- Khu vực trang trí sản phẩm
- Khu vực check in và hướng dẫn khách vào đúng vị trị (thường có ở những hội nghị hội thảo lớn).
Bước 6: Gửi thư mời cho khách hàng
Tưởng chừng như một công việc đơn giản nhưng đây chính là một bước quan trọng để bạn ghi điểm trong mắt khách mời tham dự. Để chuẩn bị chu đáo, bạn cần lên danh sách khách mời, thiết kế in ấn đẹp mắt và gửi trước nhiều ngày diễn ra sự kiện. Lưu ý phải kiểm tra lại thông tin cẩn thận trước khi gửi đi cho khách hàng, bạn nhé!
Bước 7: Kết thúc hội nghị hội thảo
Thông thường đối với các chương trình hội nghị hội thảo, sau khi kết thúc sự kiện bạn cần chuẩn bị một số món quà lưu niệm nhỏ để tặng cho khách hàng, khách mời đến tham dự sự kiện. Đừng bỏ qua cơ hội để nhắc nhớ khách hàng về thương hiệu của bạn nhé!
